Электронная подпись является удобной альтернативной рукописной. Она используется людьми в самых различных областях деятельности, а том числе и в медицине. Медицинские работники обязаны предоставлять больничные листы и другие документы исключительно в электронном формате, а значит их нужно заверять дистанционно. В каких случаях используется ЭП и МЧД в сфере медицины, расскажем в статье.
Какой сертификат ЭП подходит для медперсонала
Медицинские организации уже давно не выписывают больничные, справки и другие документы на бумаге. Все это делается электронно. Соответственно для формирования онлайн-документации, медработникам необходимо иметь электронную подпись, а для некоторых целей еще и машиночитаемую доверенность.
Процесс оформления и отправки электронных документов значительно ускоряет взаимодействие между медицинскими учреждениями. Также пациенты быстрее получают доступ к нужной информации. Это в свою очередь улучшает качество обслуживания и повышает удовлетворенность пациентов. Однако, в работе медиков с ЭП и МЧД есть свои нюансы, разберем их далее.
Ежедневно, врачи и другие работники в медицинской сфере, подписывают множество документов с помощью электронной подписи. Они выдают справки и больничные пациентам, ведут кадровый учет и другую документацию. В зависимости от типа документа, определяют какой именно сертификат ЭП понадобиться для его подписания.
Электронная подпись для ведения документооборота внутри организации
Для подписания кадровой документации медицинскому работнику потребуется сертификат квалифицированной или неквалифицированной подписи физического лица.
Ведение документооборота с внешними субъектами
Речь идет о выдаче больным листков нетрудоспособности и справок, о взаимодействии с контролирующими органами и государством. В данном случае выбор сертификата ЭП основывается на том, кто именно будет заверять документацию и действовать от имени медицинского учреждения:
Руководители медицинской организации и главврачи могут подписывать онлайн-документацию с помощью сертификата ЭП юрлица. Важно, что подпись должна быть выдана именно Удостоверяющим центром Федерального казначейства. Получить его можно через СКБ «Контур» или обратившись в ФНС.
Доктора, медсестры, фельдшеры и другие специалисты в данной сфере для подписания документации в электронном формате должны оформить сертификат, содержащий их персональные данные. Его можно получить в сертифицированных центрах, имеющих соответствующую аккредитацию. К этому пакету документов необходимо будет также приложить машиночитаемую доверенность (МЧД), подтверждающую право сотрудника оформлять документы от имени учреждения. Доверенность выдается с расширением xml, и содержит сведения о доверителе, сотруднике и его полномочиях.
Когда врачам и медработникам необходимо оформлять электронную доверенность
Согласно установленным законом нормам, все сотрудники, за исключением руководителя организации, обязаны применять цифровую доверенность, если они планируют подписывать документацию от имени компании. МЧД позволит им подтвердить свои полномочия. Если речь идет не о стандартной компании, а об организации в сфере медицины, вместо руководителя ответственным лицом также может выступать директор клиники или ее главврач. И тем не менее, в данной ситуации тоже бывают исключения, когда работники могут заверять документацию, без использования доверенности:
- Использование МЧД не обязательно в случае перехода больничного от одного лечащего врача к другому. Такая процедура является стандартной для медицинских учреждений. Она позволяет не прерывать лечение больного, в случае необходимости замены врача.
- Доверенность также можно не применять при передачи данных в систему ЕГИСЗ. Сведения о каждом этапе передачи больничного фиксируются и передаются в единую государственную информационную систему здравоохранения. Эта система является ключевым элементом цифровизации медицинской отрасли в России, позволяющим собирать и обрабатывать данные о пациенте из разных источников.
- Медицинское учреждение осуществляет свою деятельность в отдаленных или труднодоступных районах, где нет постоянного доступа к интернет-соединению. В таких условиях оформление и использование машиночитаемой доверенности может быть затруднено или вовсе невозможно. В этом случае, с согласия руководителя, может быть применена письменная доверенность, заверенная в установленном порядке.
- Другая ситуация касается чрезвычайных обстоятельств, при которых требуется оперативное принятие решений и действия для обеспечения безопасности жизни и здоровья пациентов.
- сертификат ЭП, с помощью которого завершена доверенность.
Порядок подписания медицинских бумаг
При необходимости заверения больничного документа сразу несколькими врачами каждый доктор ставит свою ЭП. Если же речь идет о больничных, то тут действует конкретный порядок подписания:
- Первым листок нетрудоспособности подписывает лечащий врач пациента;
- Далее больничный заверяет главврач больницы;
- После чего документ передается работодателю, а он уже направляет его в контролирующие инстанции.
Особенности работы в системе ЕГИЗС
Система ЕГИСЗ разработана для улучшения качества медицинского обслуживания и повышения его доступности. Она интегрирует в себе функциональность по ведению электронных медицинских карт, взаимодействию между медицинскими учреждениями и обмену медицинскими данными на государственном уровне. Вся документация, полученная в рамках лечения в медорганизации, автоматически отправляется в систему и хранится там. Любой пациент всегда может ознакомиться со своей историей болезни, посмотреть справки, рецепты или заключение онлайн.
Чтобы врачи могли пользоваться системой, больница должна быть зарегистрирована в федеральном реестре медицинских организаций (ФРМО) и получить доступ в федеральный регистр медработников (ФРМР). Для этого следует отправить заявление через портал Госуслуг с КЭП руководителя. После этого необходимо ввести данные всех сотрудников в ФРМР и подсоединиться к ЕГИСЗ с использованием API.