Зачастую люди сталкиваются с необходимостью подписания электронной документации в системах, которые не обладают собственными инструментами для формирования и проверки сертификата ЭП. В таком случае, встает логичный вопрос, как же подписать документ с помощью электронной подписи самостоятельно? Ответ на данный вопрос, мы дадим в этой статье.
Необходимая подготовка для подписания документа с помощью ЭП
Процесс подписания онлайн-документации требует предварительной подготовки и наличия некоторых элементов:
- Проверить документ, который необходимо подписать. Важно убедиться, чтобы в нем содержалась вся требуемая информация и все данные были внесены корректно, поскольку отредактировать файл после подписания будет нельзя.
- Также необходимо наличие сертификата ЭП и двух видов ключей: открытого и закрытого. Все это можно получить в аккредитованном удостоверяющем центре, например в УЦ Контура.
- Еще потребуется подготовить свой компьютер к работе с электронной подписью. А именно: установить все необходимые компоненты, скачать программы, провести проверку на соответствие.
Настройка компьютера для работы с электронной подписью
Перед тем как начать пользоваться электронной подписью нужно обеспечить полную подготовку компьютера для последующей работы. Существует три варианта подготовки ПК, подробнее о каждом из них мы расскажем ниже.
Первый вариант. Работа прямо из браузера
Данный вариант является наиболее легким, поскольку не требует особой подготовки и скачивания дополнительных элементов. Вся работа осуществляется непосредственно в интернет-браузере.
Существуют различные онлайн-сервисы для работы с электронной подписью. Один из наиболее популярных- Контур.Крипто. Он дает пользователям возможность генерировать электронную подпись, подписывать различную документацию с помощью сертификата, даже сразу несколькими людьми, а также расшифровывать и зашифровывать содержимое файла.
Для того, чтобы начать пользоваться возможностями сервиса Контур.Крипто, потребуется пройти регистрацию в сервисе. После чего произойдет автоматическая настройка и загрузка подходящего ПО на ваш компьютер. Затем можно начинать работать в сервисе.
Для проставления подписей в электронных файлах, нужно выполнить следующие действия:
- вставить документ, который необходимо подписать в необходимое поле сервиса;
- среди имеющихся сертификатов ЭП, выбрать подходящий;
- сформировать файл, содержащий подпись. Он будет автоматически сохранен в нужной папке;
- Направить адресату ссылку на подписанный документ прямо из сервиса. Также предусмотрена возможность отправки файлов по другим каналам связи, для этого необходимо скачать пакет документов на свой компьютер.
Важно отметить, что подписи, созданные при помощи сервиса Контур.Крипто можно проверить в любой программе. Также пользователям доступна возможность использования штампа со временем.
Второй вариант. Специальная программа
С помощью специализированных программ можно подписывать документы не только в популярных, но и в любых различных форматах. Эти программы часто применяются как альтернатива веб-сервисам, особенно когда требуется детальная настройка или соблюдение требований надзорных органов. Например, для создания цифровой подписи можно воспользоваться программой КриптоАРМ.
В платной версии КриптоАРМ подписать документ можно как через главное окно программы, так и из контекстного меню файла — для этого следуйте подсказкам. Вам будет предложено выбрать:
- количество подписываемых файлов: от нескольких штук до целой папки с документами;
- формат подписи: присоединённая или отсоединённая. В первом случае подпись интегрируется в файл, а во втором — составляется отдельно с расширением «sig»;
- сертификат, который будет использоваться для подписи документа.
Третий вариант. Использование специального плагина
Также есть вариант формирования электронной подписи с помощью привычного всем Microsoft Office. Однако, данный метод требует установки специального плагина для стандартных программ «офиса». У вас не получится сформировать ЭП в офисе, поскольку встроенная туда возможность подписания документа не предусмотрена для этого. Microsoft Office не поддерживает работу с отечественными криптографическими компонентами.
Отличным решением является установка специального плагина, который позволит реализовать данную функцию непосредственно из «офиса». Хороший вариант- КриптоПро Office Signature. Плагин имеет тестовый период. Вы можете попробовать его в работе бесплатно.
- Для подписания документов в Ворде с установленным плагином, необходимо: зайти в Ворд и выбрать в главном меню сервисный раздел. В нем нужно найти вкладку с параметрами и выбрать «безопасность». Там вы найдете добавленным подписи.
- Выберете подходящий сертификат для подписания конкретного файла.
- Сформируйте цифровую подпись и подпишите с ее помощью документ. Потребуется ввести пароль.
Важно отметить, что писаный алгоритм подходит лишь для новых версий Ворда. В более поздних версиях необходимо действовать по-другому. Также для создания и проверки необходимо использовать одинаковые версии Word.
Для работы с электронной подписью в формате PDF в программных продуктах Adobe необходим модуль КриптоПро PDF. Он по умолчанию включен в Adobe Reader, для других приложений требуется лицензия по окончании пробного периода.
Для подписания PDF-документа нужно выполнить следующие шаги:
- Сперва скачайте на ваш компьютер и выполните соответствующую настройку необходимых программ и модуля КриптоПро PDF.
- После чего открыв документ, перейдите в раздел работы с документацией и выберите возможность подписания. Для вас откроется перечень доступных сертификатов. Выберите нужный и перетащите подпись на необходимое место в документе.