Правила использования электронной подписи

Что необходимо сделать, чтобы подписать документ с помощью ЭП

Для подписания документа электронной подписью необходимо предпринять ряд шагов:

• Сформировать окончательную версию документа: то есть, внести все необходимые корректировки и изменения. Поскольку если начать делать это после подписи, не будет пройдена проверка на подлинность.
• Сделать открытый или закрытый ключи для подписи, а также выпустить сертификат. Все это можно сделать в удостоверяющем центре.
• Скачать, установить и настроить все необходимые программы.

Мы рекомендуем получать электронную подпись в удостоверяющем центре, который имеет соответствующую аккредитацию. Например, в Удостоверяющем Центре Контура вы сможете получить любой вид подписи, как для торгов, так и для личного пользования. Специалисты Контура помогут вам быстро получить сертификат ФНС.

Подготовка компьютера к формированию электронной подписи

Существует несколько доступных вариантов подготовки вашего ПК к формированию электронной подписи. Наиболее простым является первый вариант:

1. Использование специальных веб-сервисов

Используя данный вариант, вы получите возможность легко и быстро подписывать документацию любого формата без необходимости применять дополнительные опции и установки.

Отличным вариантом для создания подписи является специальный сервис Контур.Крипто. С его помощью можно выполнять большой функционал действий с электронной подписью, в том числе ее формирование, проверка, расшифровка и дешифровка необходимых файлов, массовая и единичная подпись документации, одновременное подписывание документа несколькими людьми и другие функции.

Чтобы приступить к использованию данного сервиса, вам потребуется скачать на свой ПК необходимое программное обеспечение, подходящее для этого сервиса, а также пройти регистрацию и идентификацию.

Для того, чтобы поставить электронную подпись на документе с помощью веб-сервиса Контур.Крипто, вам потребуется выполнить следующие действия:

• Загрузить на сервис документ, который необходимо подписать. Его размер не должен превышать 100 Мб.
• Выбрать сертификат ЭП, которым вы хотите воспользоваться.
• Сформировать файл для подписи. Он автоматически сохранится в исходной папке.
• Отправить партнеру подписанный документ. По умолчанию документ будет отправлен в виде ссылки, но еще есть вариант скачать на свой ПК полный комплект необходимой документации и отправить ее через электронную почту.

Особенности взаимодействия с сервисом Контур.Крипто

В процессе работы с веб-сервисом Контур.Крипто, мы рекомендует акцентировать внимание на таких нюансах как:

• У пользователей сервиса есть возможность формирования двух видов подписей: отсоединенную и присоединенную.
• Также можно при необходимости добавить временной штамп.
• Электронная подпись, поставленная при помощи сервиса Контур.Крипто легко проверяется в любой программе.

2. Установка специальной программы

Если у вас есть необходимость в применении более специфических настроек или каких-либо особых требований для формирования электронной подписи, например предъявленные тем или иным государственным органом, для вас наиболее удобным вариантом будет использование специальной программы для подписания файлов. Как правило, эти программы позволяют ставить электронные подписи на различных форматах документов.

Отличным вариантом такой программы является КриптоАРМ.

Если вы являетесь обладателем платной версии данной программы, то вы можете поставить подпись на необходимый файл непосредственно из основного окна программы или из контекстного меню. Чтобы правильно подписать документ, воспользуйтесь следующей инструкцией:

• Выберите необходимое количество файлов. На которые нужно проставить подпись.
• Определитесь с форматом подписи: присоединенная подпись, которая будет содержаться внутри самого файла или отсоединенная, которая формируется отдельно, в собственном файле и с соответствующим расширением.
• Выберите сертификат ЭП, который нужно использовать для подписи того или иного файла.

3. Установка плагина для Office

Данный вариант доступен только для документов в форматах Word и Excel

В связи с тем, что Microsoft Office является зарубежной программой, он не понимает российских алгоритмов, в частности «Подписать документ», а это значит, что и сформировать подпись тоже не удастся.

Для того, чтобы воспользоваться этим вариантом подготовки компьютера к применению электронной подписи необходимо скачать на него специальный модуль, например КриптоПро Office Signature. У него есть бесплатный пробный период, чтобы пользователи могли протестировать его работу. Когда необходимый плагин будет установлен и подключен к вашему компьютеру, вам потребуется следовать следующей инструкции, чтобы поставить ЭП на необходимом документе:

• Зайти в раздел «Сервис», который можно найти в главном меню. Затем перейти во вкладку «параметры», потом выбрать «безопасность» и там перейти в «цифровые подписи».
• Среди появившихся подписей нужно выбрать именно ту, которая подходит вам в данный момент.
• Затем происходит формирование подписи и после ввода пароля от основного контейнера, документ становится подписанным.

Особенности применения плагина

При использовании данного плагина, стоит учесть следующие нюансы:

• Алгоритм подписания зависит от кого, какая версия Word установлена на вашем компьютере.
• Необходимо осуществлять подпись документа и проверку подписи в одной и той же программе. В противном случае результаты могут быть не верны.
• Если подпись создавалась при помощи сервиса КриптоПро Office Signature, документ можно открыть и проверить абсолютно на любом компьютере. Наличие данной программы не обязательно.

Для документов формата PDF

Для файлов формата PDF для создания и проверки цифровой подписи в программах типа adobe acrobat, reader или livecycle es имеется специальный модуль – Крипто.Про PDF. Он включен в состав adobe reader. Для других программ модуль функционирует только в демонстрационном режиме до определенного срока, после его окончания потребуется приобрести лицензию.

Для подписания PDF -документа необходимо выполнить следующие действия:

1. Установить и сконфигурировать одну из вышеперечисленных программ и Крипто.Про PDF.
2. Выбрать в меню документа пункт «работа с сертификатами», затем нажать «подписать». программа предложит сертификат и место в документе, где будет размещена подпись.

Сравнительная таблица трех вариантов формирования электронной подписи: