Специфика работы HR-менеджеров и кадровых сотрудников подразумевает наличие больших объемов документации, которую необходимо заверять. Своевременные компании одна за другой оптимизируют свои бизнес-процессы за счет оптимизации документооборота. В данной статье расскажем, какая электронная подпись подойдет для HR и как ее выпустить.
Для чего HR-специалистам нужна ЭП
Электронная подпись существенно упрощает кадровое делопроизводство, ускоряя процессы и снижая затраты на бумагу и пересылку документов. С ее помощью HR-специалисты могут обмениваться документами с контролирующими инстанциями и контрагентами, а также подписывать в онлайн-режиме различную документацию:
- трудовые договоры;
- приказы о приеме на работу и увольнении сотрудников;
- должностные инструкции;
- графики отпусков;
- личные карточки работников;
- расчетные листы;
- приказы и правила внутреннего распорядка;
- другие важные документы, имеющие юридическую силу.
Это особенно актуально для компаний с распределенной структурой или большим количеством удаленных сотрудников, где физическая подпись документов явно является не самым удобным вариантом.
Также важно отметить, что все больше и больше документов переходит на электронный формат. Так, с недавнего времени начали применяться электронные трудовые книжки, листы нетрудоспособности и договора с сотрудниками на удаленке или работающими по ГПХ.
С течением времени электронная подпись становится неотъемлемым инструментом в работе современного HR-специалиста. Она не только повышает эффективность и скорость работы, но и обеспечивает юридическую значимость электронных документов, позволяя компаниям перейти на полноценный электронный документооборот и оптимизировать свои HR-процессы.
Использование электронного документооборота внутри компании
Наиболее эффективно электронные подписи используются HR-менеджерами в кадровом документообороте. Обычно это происходит следующим образом:
- Эйчар формирует необходимую внутреннюю документацию онлайн в своей системе;
- Затем он рассылает материалы определенным сотрудникам компании;
- Получатели ставят на документах электронные подписи в один клик.
КЭДО может осуществляться не только с компьютера, но и с планшета или смартфона.
Данный способ обмена документацией внутри своей организации применим к большинству документов. Исключение составляют лишь те бумаги, которые по закону должны храниться в бумажном виде. К ним относятся: инструктажи по охране труда, акты о произошедших на работе несчастных случаев и ряд другой документации.
Использование электронных подписей при обмене документами внутри компании значительно упрощает и ускоряет процедуру подписания. Сотрудники могут подписывать документы в любое время и в любом месте, что особенно актуально для компаний с удаленными сотрудниками или филиалами. Кроме того, ЭДО обеспечивает надежную защиту от подделок и несанкционированного доступа к документам, что повышает уровень безопасности и конфиденциальности информации.
Помимо HR-отдела, ЭДО может быть успешно внедрен и в других подразделениях компании. Например, в бухгалтерии ЭДО позволяет автоматизировать процессы выставления и получения счетов, актов и других финансовых документов. В отделе продаж ЭДО может использоваться для согласования договоров и коммерческих предложений. В юридическом отделе ЭДО может применяться для хранения и управления юридическими документами.
Алгоритм получения электронной подписи для кадрового специалиста и НR
Чтобы стать обладателем сертификата КЭП, обратитесь в аккредитованный Удостоверяющий центр СКБ Контур. Подготовьте удостоверение личности (паспорт), а также ИНН и СНИЛС. Оформление начинается с онлайн-заявки, но для окончательной верификации личности потребуется личное посещение сервисного центра.
Процедура получения КЭП в УЦ Контура состоит из нескольких шагов:
Оформите запрос на получение, заполнив форму на веб-сайте или непосредственно в офисе. Произведите оплату согласно выставленному счету. Загрузите сканы необходимых документов в личном кабинете. Подтвердите свою личность, предъявив оригинал паспорта сотруднику сервисного центра Контура для получения готового сертификата.
Для HR-специалиста ЭП открывает двери к оптимизации рабочих процессов, экономии времени и средств, а также обеспечивает юридическую значимость документов в цифровом мире. Внедрение ЭДО – это инвестиция в будущее компании, которая позволит ей оставаться конкурентоспособной и эффективно управлять своими ресурсами.
