Консультация по МЧД
Заполните форму и нажмите «Отправить»
Наш специалист свяжется с вами в ближайшее время!
Машиночитаемая доверенность – что это?
МЧД, как и её бумажный аналог, предназначена для подтверждения полномочий сотрудника при заверении документов в электронном виде. В доверенности приводится вся необходимая информация о предоставленных предоставляющему её лицу полномочиях, а также о доверителе. Формат электронной доверенности .xml.
Необходимость в такой доверенности возникла по причине того, что в электронной подписи физического лица, которая теперь будет использоваться для заверения документов, нет никакой информации об организации, которую это лицо представляет. Поэтому для подтверждения своего права подписывать тот или иной документ, сотрудник организации должен приложить к нему МЧД. Это регламентируется коррективами, внесёнными в закон «Об электронной подписи» (ФЗ №63).
Машиночитаемая доверенность выдаётся персоналу руководителем организации и заверяется его квалифицированной электронной подписью.
Машиночитаемые или электронные доверенности появились на фоне изменений 63-ФЗ «Об электронной подписи». Сотрудники и уполномоченные лица будут подписывать документы компании новым типом электронной подписи — ЭП физлица (в ней нет данных организации).
Для подтверждения полномочий, необходимо сотруднику приложить к документам машиночитаемую доверенность.
Выбираем сертификат
Электронные подписи, выданные нашим УЦ, могут использоваться на любых площадках.
Когда МЧД станут обязательными?
Когда МЧД станут обязательными. Несмотря на схожее предназначение полностью отождествлять отсканированную бумажную и электронную доверенность. В первую очередь они отличаются содержанием и форматом. Но главным различием между этими двумя электронными документами является возможность автоматического считывания информации из МЧД специально предназначенными для этого программами и сервисами.
С 1.01.2023 заверение документов в электронном виде представителем организации без МЧД станет невозможным. Электронная доверенность уже имеет полную юридическую силу. Кроме того, на переход потребуется довольно много времени (в районе месяца). Нужно не только оформить всему ответственному персоналу личные электронные подписи и оформить МЧД, но и обучить сотрудников.
Принципы работы МЧД и содержание доверенности
Порядок составления МЧД
Все данные в доверенность вносят руководитель организации или уполномоченный на это сотрудник, после чего она заверяется официальной квалифицированной электронной подпистью руководителя компании. Готовая МЧД вносится в базу корпоративных документов.
Хранение
доверенностей (МЧД)
Системы для хранения электронной доверенности подбирается в соответствии с несколькими факторами: среда, в которой была поставлена квалифицированная подпись руководителя компании, планы на использование и передачу доверенности для последующей работы.
Применение доверенности
Уполномоченное лицо в праве прикреплять к документам файл доверенности в формате .xml или просто указать её номер – никакой разницы между этими вариантами нет. Принимающая сторона в любом случае получит возможность проверить содержание МЧД – наличие КЭП руководителя.
Процедура отзыва
Для того, чтобы отозвать выданную ранее электронную доверенность (МЧД), поставивший на ней свою квалифицированную электронную подпись руководителя компании, направляет соответствующий запрос в информационную систему, выбранную для хранения электронной доверенности.
Информация в доверенности
Основными данными, которые содержатся в машиночитаемой доверенности, являются личная информация сотрудника, срок действия документа и его номер, подтверждение полномочий и данные о подписи физического лица, прилагающего ( Их устанавливает приказ Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857).
Руководителю необходимо подписать доверенность своей действующей электронной подписью после чего информацию отправится в контролирующий орган.
Ожидаемые дополнения к МЧД
Определённых правил относительно внесения списка полномочий доверенного лица не установлено, но проще всего скопировать их из классификатора, в котором содержится список наиболее часто передаваемых представителям организаций полномочий. Каждое полномочие имеет свой порядковый номер.
Размещаться классификатор будет на официальном сайте Госуслуг (на данный момент идёт процесс его разработки), а его структура будет примерно такой же, как у размещённого на сайте ФНС.
На сегодняшний день ещё не до конца понятно, каким образом будет выстраиваться процедура оформления электронной доверенности и как будет происходить её передача в УЦ, но соответствующие правовые акты уже находятся в активной разработке и должны быть обнародованы до конца 2022 года.
Для того, чтобы применение машиночитаемой доверенности приняло глобальный характер и не ограничивалось исключительно взаимодействием с налоговой и страховой службами, требуется разработка и утверждение регламентов по её использованию.
МЧД для ФНС уже можно использовать
Согласно приказу Федеральной налоговой службы № ЕД-7-26/445@ от 30.04.2021, заверенная её отчётность уже принимается органами ФНС.
Перед тем, как перейти на новый формат передачи отчётности в налоговую, следует предоставить в ФНС полностью оформленную электронную доверенность для проверки. МЧД может быть оформлена на ответственного сотрудника бухгалтерии или другое лицо по усмотрению руководителя. Никаких отличий по сравнению с оформлением документов по обычной доверенности нет, разница заключается лишь в том, что все взаимодействия происходят по сети. В частности, система ЭДО Контур.Экстерн. уже позволяет переправлять отчёты в ФНС.
Точно также происходит передача отчётности в ФСС – заверенная КЭП руководителя МЧД направляется в Фонд, после чего её присваивается порядковый номер, который и будет указываться при подписании документов и их отправке.
Одно и то же уполномоченное лицо может иметь сразу несколько электронных доверенностей для работы в различных информационных системах. Дело в том, что формат и принципы взаимодействия в каждой из них имеют некоторые различия.
Машиночитаемая доверенность – что это?
МЧД для взаимодействия между двумя или несколькими контрагентами создаётся в абсолютно том же порядке, что и для отправки отчётности – в документе указывается вся необходимая информация, после чего он заверяется КЭП руководителя.
Создание доверенности возможно сделать разными способами:
- Через систему Контур.Доверенность;
- Через реестр Федеральной налоговой службы.
Если вы выбрали в качестве хранилища МЧД реестр Налоговой службы, то её постоянная доступность будет гарантирована, так как данный ресурс представляет собой блокчейн (то есть, информация находится сразу в нескольких узлах и не пропадает при отключении одного из них).
А пока сотрудникам и уполномоченным лицам можно оформить ЭП юрлица. С ней они смогут действовать от имени организации: сдавать отчетность, участвовать в госзакупках, подписывать договоры.
Функционал Контур.Доверенности
МЧД, как и её бумажный аналог, предназначена для подтверждения полномочий сотрудника при заверении документов в электронном виде. В доверенности приводится вся необходимая информация о предоставленных предоставляющему её лицу полномочиях, а также о доверителе. Формат файла электронной доверенности (как её ещё называют) .xml.
На сегодняшний день Контур поддерживает лишь некоторые возможности работы с МЧД – передача, проверка и заверение доверенности подписью. Все остальное будет непременно добавлено, сразу же после издания регулирующих работу с машиночитаемыми доверенностями нормативно-правовых актов.
Благодаря сервису управление МЧД значительно упрощается, в первую очередь за счёт того, что все выданные сотрудникам доверенности собираются в одной системе. При этом составлением и управлением МЧД совсем не обязательно заниматься директору лично – этот процесс можно доверить ответственному лицу.
Повышение безопасности с МЧД
Изменения в ФЗ №63 «Об электронной подписи» вступили в силу в январе 2022 года – именно тогда были впервые использованы машиночитаемые доверенности, а для заверения документов были применены электронные подписи физических лиц.
Основной причиной обновления правил документооборота стала необходимо повышение степени его безопасности.
До этого у уполномоченных лиц было два варианта для заверения документов:
При помощи КЭП юридического лица с указанием личных данных и подтверждением действительной принадлежности сотрудника к организации. Данный вариант не предусматривает возможности проверки ширины полномочий доверенного лица, а также периода их действия.
Второй вариант подразумевает куда более серьёзные риски – использование дубликата КЭП директора организации. Таким образом сотрудник, имеющий данный ключ в своём распоряжении, мог осуществлять от её лица любые сделки, не имея на это фактических полномочий.
Безопасность новой системы заключается в том, что все документы уполномоченное лицо будет заверять личной ЭП, не содержащей информации об организации. В качестве подтверждения собственных полномочий при подписании документов сотрудник прикладывает машиночитаемую доверенность.
Чтобы сотрудник подписывал документы от лица компании, ему достаточно получить электронную подпись юрлица. До конца 2022 года она работает без МЧД и действует почти также, как подпись руководителя.
