В данной статье дадим ответы на наиболее популярные вопросы бухгалтеров, которые систематически поступают в службу подарки УЦ Контура, касающиеся работы с машиночитаемой доверенностью.
Как получить МЧД
Машиночитаемые доверенности имеет разные форматы. Для работы с тем или иным контролирующим органом нужен один формат, для взаимодействия с контрагентами- другой. Соответственно не существует единого, универсального сервиса, который позволит выпустить цифровую доверенность, подходящую сразу для всех целей. Однако, ниже в статье, приведем примеры наиболее популярных сервисов для выпуска МЧД бухгалтерами.
Есть ли возможность работать без цифровой доверенности
Начиная с сентября прошлого года полностью прекратилось использование электронных подписей с реквизитами организации и вступил в силу более безопасный и надежный вариант заверения документации. Теперь сотрудники могут подписывать бумаги с помощью ЭП физлица и МЧД. При соблюдении ряда правил руководитель может перепоручить функции по оформлению и выдаче МЧД другому сотруднику.
Выпуск электронной доверенности для Социального фонда
До объединения ПФР и ФСС, в каждое из ведомств нужно было сдавать отдельную отчетность. Теперь налогоплательщикам нужно предоставлять уведомление о предоставлении полномочий уполномоченному представителю в СФР (вместо отчетности в ПФР) и МЧД, особого формата (вместо отчетности в ФСС). И тот и другой документ можно выпустить в онлайн-сервисе- Контур.Экстерн.
Как загрузить в Экстерн или Контур.Доверенность МЧД из стороннего сервиса
Сервисы Контур.Экстерн и Контур.Доверенность адаптированы для работы с МЧД, созданными в других ресурсах. Чтобы подгрузить в сервисы другую доверенность, следуйте следующим алгоритмам:
Для Экстерна
В данном сервисе можно работать только с доверенностями для сдачи налоговой отчетности. При добавлении МЧД из другого сервиса важно учитывать, чтобы они не были зарегистрированы в налоговой, а также чтобы в качестве доверителя выступало юрлицо или индивидуальный предприниматель.
- В «Реквизитах организации» заполните данные доверителя (юридического лица, иностранного юридического лица или ИП).
- В разделе «Подписание документов» выберите «Сотрудник организации (не руководитель)», укажите сотрудника с заполненными ФИО, ИНН ФЛ, СНИЛС и паспортными данными.
- Выберите сертификат и тип доверенности «Электронная доверенность (МЧД)».
- Загрузите файл МЧД. При успешной загрузке можно загрузить файл подписи (*.sgn) доверителя.
- При ошибках проверьте данные или соответствие подписи.
Для Контур.Доверенности
Данный сервис позволяет пользователям загружать и хранить электронные доверенности различных форматов. Однако, тоже есть нюанс:
Если МЧД еще не зарегистрирована в налоговой, ее нужно добавлять файлом, вместе с ЭП физлица. В противоположном случае достаточно будет указать регистрационный номер доверенности.
Нужно ли заново выпускать МЧД в случае смены руководителя организации или юридического адреса
Как и стандартные, бумажные доверенности у каждой МЧД есть срок действия, по истечению которого она станет не действительна. Также есть ряд иных причин, когда больше не получиться пользоваться имеющейся электронной доверенностью:
- истек срок действия МЧД;
- доверенность была отозвана;
- сотрудник, которому была выдана доверенность, отказался от своих полномочий;
- юридическое лицо, выдавшее МЧД, прекратило свое существование или обанкротилось;
- лицо, выдавшее или получившее МЧД, скончалось, стало недееспособным или пропало без вести.
Мы перечислили лишь общие основания для перевыпуска. Помимо них, каждый конкретный вид доверенности может иметь собственные нюансы.
Нужно ли обновлять МЧД при перевыпуске ЭП
В большинстве случае этого делать не нужно, поскольку при перевыпуске сертификата ЭП, его реквизиты остаются прежними. Замена необходимо лишь для доверенностей для СФР, если они были связаны с сертификатом ЭП юрлица. Поскольку вместо него будет выпущен сертификат физлица, обладающий другими данными.
Оформление МЧД для налоговой
Для взаимодействия с налоговыми органами необходимо выпустить электронную доверенность формата ФНС — 5.02. Сделать это можно в сервисе Контур.Экстерн или на официальном сайте налоговой.
Передача полномочий директору
Руководитель компании может выпустить МЧД с передоверием для директора, который в свою очередь, может выпускать МЧД для других работников. Однако с сентября предыдущего года, в данном вопросе начали возникать трудности, связанные с удалением информации о реквизитах компании из сертификатов ЭП. Это документально приравнивает директоров к остальным сотрудником. Для каждого формата цифровой доверенности используется собственное решение данной проблемы:
— Единая МЧД
Директор может получить генеральную доверенность на себя в качестве физлица и выдавать своим сотрудникам МЧД с помощью нотариуса.
— МЧД для Социального Фонда
Также выпускается генеральная доверенность и подписывается КЭП ФНС, а затем с помощью специального софта от СФР выпускаются доверенности на сотрудников.
Как осуществляется проверка МЧД
Чтобы проверить МЧД для налоговой, достаточно зайти на сайт ФНС, и вбить ее номер в соответствующий реестр. Вы получите информацию о статусе доверенности и о полномочиях ее владельца.
Для проверки МЧД других форматов:
- Откройте файл в формате .xml.
- Введите в поиске <СведСистОтм>.
- Выделите всю строку и перейдите по данной ссылке.
Подходит ли МЧД для взаимодействия с Росстатом
В настоящий момент статистические органы не принимают электронные доверенности. Подтвердить полномочия можно лишь с помощью стандартной доверенности на бумажном носителе. Однако в будущем планируется работа ведомства с МЧД.
