Любому бухгалтеру для полноценного выполнения своих обязательств нужна цифровая доверенность, иными словами- МЧД. Она необходима для взаимного обмена электронной документацией с контролером и контрагентами, для предоставления отчетности и для выполнения иных функций. В данной статье расскажем, зачем бухгалтеру МЧД, как ее выпустить и основные принципы работы с электронной доверенностью.
Понятие машиночитаемой доверенности
Машиночитаемая доверенность, которую коротко называют МЧД или электронной доверенностью, представляет собой удобную альтернативу стандартной бумажной доверенности. Это онлайн документ, заверенный с помощью сертификата ЭП, который можно быстро и легко проверить на подлинность в соответствующих сервисах.
Есть несколько требований к содержанию МЧД:
- Данный вид доверенности поддерживается только в формате XML;
- МЧД необходимо заверять КЭП руководителя. Иногда возможны варианты использования КЭП нотариуса;
- Доверенность должна включать в себя определенные сведения: о доверителе, о доверенном лице, о сроках действия доверенности и о полномочиях;
- Все полномочия указывают специальными кодами.
Какие функции может выполнять бухгалтер с МЧД
Машинно-читаемая доверенность необходима не только бухгалтеру, но и любому другому сотруднику, наделенному полномочиями подписывать документацию от лица организации.
Для чего она нужна:
1. Сдача отчетности в налоговую и другие ведомства. МЧД обеспечивает возможность отправки налоговых деклараций и взаимодействия с СФР и прочими государственными структурами.
2. Электронный документооборот с партнерами. Используется для подписания электронных УПД, договоров и актов с контрагентами, что исключает бумажную волокиту и ускоряет заключение сделок.
3. Участие в электронных торгах. Доверенность позволяет заверять заявки и контракты, необходимые для участия в государственных и коммерческих закупках.
4. Взаимодействие с системами «Честный знак», ЕГАИС и другими аналогичными платформами. В этих системах также требуется заверять электронные документы и подтверждать полномочия подписанта.
Какие МЧД могут понадобится бухгалтеру
Количество и виды электронных доверенностей, которые могут быть необходимы бухгалтеру определяются кругом полномочий бухгалтера, а также количеством платформ, с которыми он взаимодействует.
Например, бухгалтеру могут потребоваться следующие виды МДЧ:
- МЧД для налоговой;
- МЧД для Социального Фонда;
- МЧД для взаимодействия с контрагентами;
- МЧД для работы с такими платформами как: ЭТП, ФТС, ЕГАИС и другими.
Каждый вариант машиночитаемой доверенности своеобразен и содержит собственные требования и параметры. Вы всегда можете обратиться за необходимой информацией к специалистам Удостоверяющего центра Контура.
Выпуск МЧД бухгалтеру на аутсорсе
Алгоритм оформления электронной доверенности на бухгалтера на аутсорсе точно такой же, как и на штатного сотрудника. Необходимо сформировать доверенность и подтвердить, что данный человек имеет полномочия действовать от лица вашей организации. Если имеете дело с крупной аутсорсинговой фирмой, доверенность следует оформить на ее руководителя.
Как пошагово выпустить МЧД для бухгалтера
Сервис «Контур.Доверенность» дает возможность оперативно создать машиночитаемую доверенность для бухгалтера или любого другого сотрудника. Оформить её может как руководитель организации, так и уполномоченный сотрудник. Процесс в целом идентичен, единственное различие заключается в том, что глава компании может самостоятельно заверить документ, а сотрудник должен сначала направить его на подпись руководителю.
При создании доверенности важно четко определить полномочия доверенного лица, то есть действия, которые он сможет совершать, обладая данным документом. Итак, алгоритм выпуска МЧД следующий:
- выберете нужный вам формат доверенности и заполните необходимые сведения;
- определитесь и пропишите письменно или с помощью кодов классификатора полномочия бухгалтера;
- подпишите МЧД с помощь КЭП руководителя;
- дождитесь ее активации в системе.
Случаи повторной выдачи МЧД
В данном случае к машиночитаемым доверенностям применимы те же правила и требования, что и обычном бумажным доверенностям. Перечислим случаи, когда необходимо перевыпустить МЧД:
- Доверенность была отозвана;
- Доверенное лицо отказалось от вверенных ему полномочий;
- Ликвидация или банкротство организации, выдавшей доверенность;
- Смерть, пропажа или недееспособность исполнителя.
Если личные данные доверенного лица не изменяются, то смена сертификата ЭП не является поводом для перевыпуска доверенности.
Электронная доверенность для главного бухгалтера
Алгоритм предоставления цифровой доверенности главному бухгалтеру идентичен порядку выдачи МЧД рядовому бухгалтеру. Однако, если в вашей компании есть бухгалтерский отдел, возможно, вам стоит задуматься о возможности передоверия. Это позволит главбуху распределять дела между остальными сотрудниками.
Когда бухгалтеру не нужна МЧД
МЧД нужна только для подписания бумаг от имени компании. Следовательно, в остальных случаях можно обойтись без нее.
Нюансы работы с МЧД
Использование цифровой доверенности является удобным и эффективным методом при условии применения актуальных инструментов, автоматизации и оптимизации рутинных процессов.
Рекомендуется выбирать проверенные сервисы, имеющие сертификацию, для оформления доверенностей и ведения электронного документооборота.
Следите за ситуацией в мире. Законы систематически пересматриваются, дополняются и изменяются, это может прямым образом влиять на правила использования МЧД. Важно мониторить актуальные изменения и корректировать работу с МЧД с своей компании.
Разработайте внутренний регламент применения и выдачи МЧД, определяющий случаи оформления, применения и перевыпуска доверенностей, а также назначающий ответственных лиц. Четкий порядок позволит сократить количество ошибок.
