Бывают случаи, когда контрагенты применяют недействительные машиночитаемые доверенности. Они могут делать это как намерено, так и случайно, по ошибке. Однако, в любом случае, это накладывает ряд рисков на вашу компанию. Особенность, если речь идёт, об отправке доверенности совместно с документацией. В данной статье расскажем, как не допустить подобных ситуаций.
Выбираем сертификат
Электронные подписи, выданные нашим УЦ, могут использоваться на любых площадках.
В каких случаях нечего опасаться
В соответствии с правилами, в процессе подписания документации, с помощью электронной подписи физического лица, работник должен предоставить соответствующую машиночитаемую доверенность, она же МЧД. Она представляет собой полный аналог стандартной, бумажной доверенности и имеет равную правовую силу, при условии, что и МЧД, и используемая электронная подпись имеют не истекший срок годности. И если проверка ЭП является достаточно распространённым и быстрым процессом, ее можно сделать на множестве специальных сайтов, то с проверкой доверенности все гораздо сложнее.
Какую информацию, содержащуюся в доверенности, необходимо проверить
Мы рекомендуем проводить проверку МЧД в соответствии с следующим алгоритмом:
- Первым делом, необходимо проверить срок действия и достоверность доверенности. Нужно быть уверенным, в том, что используемая МЧД действительна и её срок действия ещё не истёк. Также, мы рекомендуем проверить, совпадает ли имя руководителя, указанное в документе с именем подписанта.
- Следующим шагом, является необходимость провести проверку данных о доверителе и представителе в МЧД и сертификате электронной подписи. В данном случае необходимо убедиться, чтобы все сведения, а именно ФИО, ИНН, СНИЛС и прочая контактная информация совпадали. Например, если МЧД выпустил один человек, а заверил другой, не стоит с уверенностью полагаться на данную доверенность.
- Последний этап проверки заключается в том, чтобы убедиться есть ли у работника, подписавшего документ, необходимые на это полномочия. Как правило, для того чтобы удостовериться в этом, не нужны какие-либо дополнительные программы. Проверяющий может лично сопоставить информацию, содержащуюся в документе с полномочиями подписанта. Тем не менее бывают случаи, когда проверку на соответствие можно выполнить в автоматическом порядке, например если речь идёт об универсальных передаточных документах. В подобного рода документации имеются соответствующие поля, на которых отображен номер МЧД. По этому номеру в автоматическом порядке делается запрос в органы ФНС, после чего осуществляется проверка на соответствие полномочий.
Какие доверенности наиболее безопасны
Ваш партнёр имеет право применять для обмена документацией в электронном формате МЧД различных видов, вне зависимости от их формата. Риск наткнуться на ненадёжную, недействительную доверенность сокращается, когда у данной МЧД имеется регистрация в соответствующем реестре ФНС. Это связано с тем, что в реестре можно осуществить автоматическую проверку по множеству различных критериев. О том как это сделать, расскажем ниже.
Процесс проверки МЧД на сайте ФНС
Есть возможность, узнать не истек ли срок действия МЧД на портале ФНС.
Делается это следующим способом:
- Зайдите на официальный сайт ФНС, оттуда перейдите во вкладку «статусы»;
- Введите номер необходимой доверенности;
- Получите полную информацию о статусе данной доверенности и сроках ее окончания.
Кроме того, вы можете получить все необходимые сведения о функциях и владельце МЧД из ее персональной информационной карточки, которая также находится на сайте ФНС.
Для этого:
- Впишите номер ИНН и МЧД доверителя и представителя в графе поиска;
- Ознакомьтесь с полученными данными. Соотнесите информацию, находящуюся в карточке доверенности с имеющимися у вас данными.
Какие еще существуют способы проверки МЧД
Вы можете осуществить проверку статуса МЧД в едином формате и информации о доверителе и представителе не только на официальном сайте ФНС, но и в сервисах, которые используют хранящиеся на портале данные, такие как Контур.Диадок или Контур.Доверенность.
Проверка МЧД, отправленной совместно с другой документацией
Если доверенность не была зарегистрирована в реестре ФНС и прикреплена к пакету документов, то ее безопасность вызывает сомнения. Однако можно проверить ее статус, так как в каждом файле МЧД должна быть указана ссылка на систему, содержащую информацию о ней. Чтобы найти эту информацию:
Откройте файл МЧД через любой редактор, например, Excel.
Используйте поиск по документу для поиска строки, начинающейся с <сведсистотм>.
Далее перейдите по ссылке, которая отобразится в вашем файле. Показываем пример ниже:
