С сентября прошлого года обновились правила использования электронной подписи сотрудниками компании. Теперь до заверения документации необходимо применять электронную подпись физлица и доверенность (либо МЧД, либо бумажную). В статье познакомим вас с основными случаями использования цифровой доверенности, с правилами оформления МЧД и другими особенностями.
Определение машиночитаемой доверенности
МЧД, иными словами, электронная доверенность представляет собой файл с расширением xml. МЧД является цифровым аналогом бумажной доверенности. Она содержит в себе сведения об уполномоченном сотруднике, о функциях, которые ему дозволено выполнять, а также о доверителе.
В отличии от заверенного скана бумажной доверенности, МЧД формируется по особым правилам и всегда в одном и том же формате. Это позволяет контрагентам и государственным органам быстро получать необходимую информацию с помощью номера МЧД. Основная функция цифровой доверенности заключается в подтверждении полномочий сотрудника подписывать онлайн-документацию от лица фирмы.
Для чего была внедрена МЧД
Основной целью введения машиночитаемых доверенностей было повышение уровня безопасности компаний. До этого документация утверждалась одним из следующих способов:
- С помощью сертификата ЭП юрлица. Он содержал в себе данные об уполномоченных работниках и их должностях. Данный способ не всегда дает возможность точно узнать, какими полномочиями наделены сотрудники.
- Применения копии закрытого ключа ЭП руководителя. Данный способ несет в себе огромное количество рисков. Ведь сотрудник, получивший дубликат, может совершать от имени фирмы абсолютно любые действия, даже обанкротить ее.
Однако, с начала сентября предыдущего года данные способы были упразднены. Теперь необходимо использовать сертификат ЭП физлица и прикладывать к нему МЧД для подписания документов от имени организации. Использование данного метода намного безопаснее.
Этапы перехода к МЧД
Все УЦ остановили выдачу МЧД еще с начала сентября 2023 года. Однако, обязательно использование МЧД началось лишь спустя год. То есть у организаций был целый год на подготовку к изменениям.
Какие сведения содержит цифровая доверенность
Сначала в МЧД вносятся все необходимые сведения. Затем она заверяется с помощью КЭП руководителя и сохраняется в системе.
Каждый МЧД формируется определенным образом в соответствии с приказом Минцифры. Доверенность должна включать в себя следующие сведения:
- данные о доверенности: ее номер, срок действия и наименование;
- данные руководителя- того, кто наделяет сотрудника полномочиями;
- информация о работнике и функции, которые он сможет выполнять;
- возможность передоверия;
- сертификат ЭП, с помощью которого завершена доверенность.
Для наибольшего удобства пользователей Минцифры выдвинуло предложение о введении единого формата МЧД. На данный момент он является лишь рекомендацией. Возможно вскоре формат станет обязательным для всех.
Как прописать полномочия и где хранить доверенности
Полномочия сотрудника, получившего цифровую доверенность можно прописать с помощью специального классификатора. В нем всем полномочиям присвоены уникальные коды. Также можно указать полномочия в свободной форме.
Что касается хранения МЧД, то все доверенности находятся в специальных системах хранения. Они обеспечивают пользователям возможность проверки действительности доверенности.
Наиболее популярной и самой большой системой хранения является распределительный реестр ФНС. Однако, не каждая информационная система взаимодействует с данным реестром. В целом, каждая компания самостоятельно выбирает место хранения МЧД. Это зависит от особенностей деятельности организации, места подписания МЧД и от того, куда планируется передавать доверенности.
Как пользоваться МЧД
МЧД отправляется вместе в сертификатов физлица с целью подтверждения полномочий сотрудника, действующего от лица компании. Доверенность можно вложить в комплект в остальным документам, необходимым к отправке, а также можно лишь прописать номер МЧД, по которому контрагент сможет самостоятельно проверить доверенность.
Отзыв и передоверие цифровой доверенности
Руководитель может отозвать МЧД, заполнив соответствующее заявление в реестр хранения документа. Сам сотрудник также может отказаться от использования доверенности. Для этого необходимо сформировать отказ и заверить его своей ЭП.
Также у руководителя есть возможность выпуска МЧД с передоверием. Такая доверенность позволит уполномоченному сотруднику, выпускать собственные МЧД на своих подчиненных.
Электронная доверенность для различных контролирующих органов
Налогоплательщики могут использовать МЧД для сдачи налоговой отчетности, а также для предоставления сведений в Социальный Фонд. Для этого необходимо заблаговременно выслать контроллеру МЧД (перед сдачей отчетности). Впоследствии потребуется лишь вносить номер машиночитаемой доверенности.
Помимо ФНС и СФР, электронная доверенность активно применяется в таких системах как: Честный Знак, ЕГАИС Алкоголь и ФТС.
Удобный сервис для работы с МЧД- «Контур.Доверенность»
Сервис «Контур.Доверенность» предназначен специально для работы с МЧД. Для наиболее комфортной работы пользователей, все электронные доверенности и возможные действия с ними отображаются в едином окне. Сервис позволяет подписывать онлайн документацию, формировать доверенности, а также отправлять их в распределительный центр ФНС. Также пользователи могут следить за статусом и сроком действия МЧД.
С помощью API можно Ин котировать данный сервис в другие продукты Контура. К тому же в ближайшем будущем планируется расширение возможностей сервиса.